KOMUNIKASI EFEKTIF

	KOMUNIKASI EFEKTIF

 

Mata Kuliah                   : Komunikasi dalam Pelayanan Kebidanan

Topik                            : Komunikasi efektif

Sub Topik                     : 1. Pengertian Komunikasi efektif

                                       2. Proses Komunikasi efektif

                                       3. Unsur-unsur Komunikasi

                                       4. Bentuk komunikasi efektif

Dosen                           : Fitria Desi Natalina, SST

Waktu                           : 100 menit

		OBJEK PERILAKU SISWA Setelah mengikuti perkuliahan, mahasiswa mampu : a.    Menjelaskan Pengertian Komunikasi efektif b.    Menjabarkan Unsur-unsur Komunikasi efektif c.    Menjelaskan Komponen Komunikasi efektif d.    Menguraikan Proses Komunikasi efektif
	Refrensi

 

1)       Anwar A, Ilmu Komunikasi

2)       Pusdiknakes, Komunikasi Teurapetik Kebidanan

3)       Enjang AS, 2009, Komunikasi Konseling ,PT. Nuansa, Bandung

4)       MNH ( 2002 ) Modul Pelatihan Ketrampilan KIP/K

5)       M.Taufik dan Juliane, 2010, Komunikasi dan Konseling Dalam Praktik Kebidanan, PT.Salemba Medika, Jakarta

6)       Tyastuti, dkk., 2008, Komunikasi & Konseling Dalam Praktik Kebidanan, Yogyakarta: Fitramaya

7)       Uripni, Sujianto, Indrawati, 2003. Komunikasi Kebidanan, Jakarta: EGC.

PENDAHULUAN

Kemampuan berkomunikasi pada dasarnya merupakan kompetensi paling penting dalam hidup kita. Kita menghabiskan sebagian besar waktu sejak bangun di pagi hari untuk berkomunikasi. Itu sebabnya kita merasa bahwa komunikasi sama mudahnya seperti kita menghela napas. Komunikasi kita anggap sebagai hal yang otomatis terjadi begitu saja, sehingga kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya dengan efektif. Misalnya, kita jarang secara khusus belajar bagaimana cara menulis, membaca dengan cepat, berbicara secara efektif, atau kita bahkan tidak merasa perlu menjadi pendengar yang baik. Padahal, semua kemampuan itu penting artinya dalam interaksi kita sebagai mahluk sosial.

Komunikasi adalah pesan yang disampaikan kepada komunikan (penerima) dari komunikator (sumber) melalui saluran-saluran tertentu baik secara langsung/tidak langsung dengan maksud memberikan dampak/effect kepada komunikan sesuai dengan yang diingikan komunikator.

Komunikasi merupakan seni penyampaian informasi (pesan,ide,sikap atau gagasan ) dari komunikator atau penyampaian berita, untuk mengubah serta membentuk perilaku pandangan dan pemahamannya,ke pemahaman yang dikehendaki bersama.

Komunikasi adalah proses dimana orang yang bekerja  dalam organisasi saling mentransmisikan informasi dan menginterpretasikan artinya. Yang penting komunikasi dalam organisasi diperolehnya komunikasi yang efisien dan efektif. Komunikasi yang efektif terjadi bila artian yang dimaksudkan oleh pengirim berita dan artian yang ditangkap oleh penerima berita itu sama dan satu. Sedangkan komunikasi yang efisien terjadi bila biayanya minimum berdasar sumber daya yang dimanfaatkan.

Proses pertukaran informasi atau proses yang menimbulkan dan meneruskan makna atau arti, berate dalam komuniksi terjadi penambahan pengertian antara pemberi informasi dengan penerima informasi sehingga mendapatkan pengetahuan (taylor).

Proses penyampean informasi, makna dan pemahaman dari pengirim pesan kepada penerima pesan (burgess).

Suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam (roger).

Ada pedoman untuk mendapatkan komunikasi secara efektif antara lain yaitu bahwa seseorang harus mendengarkan secara aktif, usahakan memberikan umpan balik, lansung pada masalah, mengambarkan situasi,dan meringkas. Proses komunikasi memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus dikomunikasikan jepada para manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam pembuatan fungsi manajer baik secara lisan maupun tulisan.

DEFINISI

·         Komunikasi Efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang terlibat dalam komunikasi.

·         Komunikasi Efektif adalah saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai dengan harapan.

TUJUAN

Komunikasi Efektif sebenarnya adalah memberikan kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi informsi lebih jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi, atau komunikan.

Tujuan lain dari Komunikasi Efektif adalah agar pengiriman informasi dan umpan balik atau feed back dapat seinbang sehingga tidak terjadi monoton. Selain itu komunikasi efektif dapat melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.

Komunikasi efektif menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp dalam bukunya An Introduction to Interpersonal Communication mengatakan bahwa komunikai yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan ( acurancy ) yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap situasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan komunikan terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa. Melakukan komunikasi efektif tidak mudah, beberapa ahli komunikasi menyatakan bahwa tidak mungkin seseorang melakukan komunikasi yang benar- benar efektif. Ada banyak hambatan yang dapat merusak komunikasi. 

Proses komunikasi efektif

Suksesnya proses komunikasi sehingga dapat menghasilkan komunikasi yang efektif tentu saja dipengaruhi oleh banyak factor baik itu factor komunikator maupun dari komunikan. Faktor dipengaruhi antara lain :

1.       Pesan yang dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan. Untuk meracang suatu pesan yang dapat menarik perhatian ini sebaiknya sebagai komunikator harus mencari tahu dulu karakteristik orang yang akan kita beri pesan. Selain itu komunikator harus mempunyai kemampuan sebagai penyampai pesan yang menarik dan mudah dipahami.

2.       Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan, sehingga sama-sama mengerti. Sebaiknya pesan disampaikan dengan beberapa metode dan tidak hanya secara lisan. Pesan yang disampaikan dengan melibatkan beberapa panca indera misalnya dapat dilihat, didengar, diraba akan lebih mudah dimengerti daripada pesan itu hanya  disampaikan secara lisan.

3.       Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut. Jadi pesan harus sesuai harapan atau sesuai kebutuhan penerima pesan. Pesan yang disampaikan akan terasa membosankan dan tidak ada arti bagi penerima pesan apabila pesan itu tidak dibutuhkan.

4.       Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan dimana komunikan digerakkan untuk memberikan tanggapan sesuai yang dikehendaki. Solusi pemecahan masalah harus dikemukakan untuk dapat membantu klien keluar dari masalahnya.

5.       Pesan yang dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan. Untuk meracang suatu pesan yang dapat menarik perhatian ini sebaiknya sebagai komunikator harus mencari tahu dulu karakteristik orang yang akan kita beri pesan. Selain itu komunikator harus mempunyai kemampuan sebagai penyampai pesan yang menarik dan mudah dipahami.

Komunikasi dapat dikatakan efektif apabila memenuhi 3 hal berikut :

a.       Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya.

b.       Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan tindak lanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.

c.       Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindak lanjuti pesan yang dikirim

Unsur-unsur komunikasi efektif

Egan mengidentifikasi unsur dalam komunikasi efektif ke dalam lima sikap  ( cara ) dan teknik untuk menghadirkan  diri secara fisik yang dapat memfasilitasi komunikasi yang terapeutik sebagai berikut :

a.       Berhadapan Arti dari posisi ini adalah “ saya siap untuk anda” .

b.      Mempertahankan kontak mata. Kontak mata pada level yang sama berarti mengahrgai klien dan menyatakan keinginan untuk tetap berkomunikasi.

c.       Membungkuk ke arah klien. Posisi ini menunjukkan keinginan untuk mengatakan atau mendengarkan sesuatu.

d.      Mempertahankan sikap terbuka. Dalam arti tidak melipat kaki atau tangan. Menunjukkan keterbukaan untuk berkomunikasi.

e.       Tetap relaks. Sikap relaks dapat mengontrol keseimbangan antara ketegangan dan relaksasi dalam memberi respons pada klien.

f.        Isyarat vokal. Yaitu isyarat paralinguistik, termasuk semua kualitas bicara nonverbal. Misalnya tekanan suara, kualitas suara, tertawa, irama, dan kecepatan bicara.

g.      Isyarat tindakan. Yaitu semua gerakan tubuh, termasuk ekspresi wajah dan sikap tubuh.

h.      Isyarat objek. Yaitu objek yang digunakan secara sengaja atau tidak sengaja oleh seseorang seperti pakaian dan benda pribadi lainnya.

i.        Ruang. Memberikan isyarat tentang kedekatan hubungan antara dua orang, hal ini didasarkan pada norma- norma sosial budaya yang dimiliki.

j.        Sentuhan. Yaitu kontak fisik antara dua orang dan merupakan komunikasi nonverbal yang paling personal. Respons seseorang terhadap tindakan ini sangat dipengaruhi oleh tatanan dan latar belakang budaya, jenis hubungan, jenis kelamin, usia dan harapan.

Prinsip Dasar Komunikasi Efektif

1)       Respect (respek)

Respect adalah perasaan positif atau penghormatan diri kepada lawan bicara. Anda menghargai lawan bicara sama halnya menghargai diri sendiri. Prinsip menghormati ini harus selalu anda pegang dalam berkomunikasi.

Kaidah pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan kaidah pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Perlu diingat bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerja sama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita, baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi lain yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa  ”prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai.” Carnegie mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi) yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.

Charles Schwab, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus.

2)       Empaty (empati)

Empaty adalah kemampuan untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang tengah dihadapi orang lain. Anda mampu merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain, sehingga komunikasi akan terjalin dengan baik sesuai dengan kondisi psikologis lawan bicara anda.

Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti orang lain. Bahkan kemampuan untuk mendengarkan telah diidentifikasi sebagai salah satu dari tujuh kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti. Inilah yang disebutnya dengan komunikasi empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerja sama atau sinergi dengan orang lain.

Rasa empati akan membuat kita dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan orang menerima pesan kita. Itu sebabnya dalam bidang pemasaran memahami perilaku konsumen merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat bersikap empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan, dan kesenangan konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerja sama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan hormat, dan rasa hormat ini akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun kerja tim. Oleh sebab itu, sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Dengan cara ini, pesan kita dapat diharapkan akan sampai tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.

Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun balikan apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah proses dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada balikan yang merupakan arus balik dari penerima pesan. Oleh karena itu, dalam kegiatan komunikasi pemasaran, misalnya, diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap balikan dari audiens atau penerima pesan.

3)       Audible (dapat didengar)

Audible mengandung makna pesan yang harus dapat didengarkan dan dapat dimengerti. Dalam hal ini ada beberapa hal yang harus anda perhatikan, yaitu :

a)       Pertama, pesan harus mudah dipahami, menggunakan bahasa yang baik dan benar. Hindari bahasa yang tidak dipahami oleh lawan bicara.

b)       Kedua, sampaikan yang penting.pastikan yang penting. Sederhanakan pesan anda. Langsung saja pada inti persoalan

c)       Ketiga, gunakan bahasa tubuh anda. Mimik wajah, kontak mata, gerakan tangan dan posisi badan bisa dengan mudah terbaca oleh lawan bicara anda. Tunjukan kesejatian anda dengan mengoptimalkan bahasa tubuh dan pesan

d)       Keempat, gunakan ilustrasi atau contoh.karena analogi sangat membantu dalam menyampaikan pesan.

e)       Makna dari audible antara lain dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima balikan dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Kaidah ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui saluran tertentu sehingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Kaidah ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai cara atau alat bantu audio-visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi pribadi hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

4)       Clarity (klariti)

Clarity adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan. Salah satu penyebab munculnya salah paham antara satu orang dengan yang lain adalah informasi yang tidak jelas yang mereka terima.

Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka kaidah keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri. Hal ini agar tidak menimbulkan tafsiran yang berlainan. Kaidah paling utama dalam menyiapkan korespondensi di setiap tingkat pemerintahan adalah kejelasan pesan. Tidak boleh terjadi multi tafsir. Kesalahan penafsiran pesan dapat menimbulkan berbagai dampak yang tidak sederhana.

Kejelasan dapat pula berarti keterbukaan. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya dari penerima pesan. Tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.

5)       Humble (rendah hati)

Sikap rendah hatianda rendah diri, rendah hati memberi kesempatan kepada orang lain untuk berbicara terlebih dahulu, dan anda menjadi pendengar yang baik bentuk.

Kaidah kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini terkait dengan kaidah pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, yang biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati pada intinya antara lain sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong, dan tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

Karakter Anda dapat diindikasikan dari cara Anda memperlakukan orang yang Anda pandang tidak bermanfaat bagi Anda atau orang-orang yang tidak berdaya. Berkomunikasi dengan seseorang dapat mencirikan karakter Anda itu dan sayangnya hal ini sangat sukar diubah, kecuali Anda benar-benar bertekad mengubahnya. Dengan kata lain, hindari sikap tinggi hati yang mengesankan Anda angkuh. Berfokuslah pada orang yang kita ajak berbicara. Hindari kesan terlalu memonopoli pembicaraan dengan hal-hal yang penting bagi diri Anda sendiri. Jangan lupa, orang sangat suka diperhatikan karena dengan demikian mereka merasa dihargai.

Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima kaidah pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang andal. Pada gilirannya hal itu dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan Inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.

Bentuk Komunikasi Efektif

1)       Komunikasi verbal efektif

a)       Berlangsung secara timbal balik

b)       Makna pesan ringkas dan jelas

c)       Bahasa mudah dipahami

d)       Cara penyampaian mudah diterima

e)       Disampaikan secara tulus

f)        Mempunyai tujuan yang jelas

g)       Memperlihatkan norma yang berlaku

h)       Disertai dengan humor

Komunikasi verbal sangat penting dalam interaksi manusia. Dapat dikatakan hampir semua interaksi dilakukan secara verbal, apakah secara langsung (tatap muka) atau tidak langsung, seperti pembicaraan melalui telepon. Ada komunikasi verbal yang dilakukan secara spontan, seperti ketika kita bertemu seseorang apakah dikenal atau tidak di tempat tertentu. Ada pula komunikasi verbal yang direncanakan, seperti ketika kita berencana mengutarakan maksud tertentu yang penting kepada seseorang. Apapun situasi yang Anda hadapi, Anda ingin komunikasi verbal Anda berlangsung dengan baik.

Apapun bentuk komunikasi yang kita lakukan, semuanya berpotensi terkendala oleh hambatan tertentu. Begitu juga halnya dengan komunikasi verbal yang dilakukan. Pesan yang kita sampaikan kemungkinan tidak dipahami dengan baik. Atau andaipun dipahami tetapi menimbulkan reaksi (balikan) yang tidak kita harapkan. Itu sebabnya kita perlu menghindari hal-hal yang dapat menghambat komunikasi kita.

Dalam Bab ini, Anda akan mempelajari komunikasi verbal sebagai inti komunikasi. Anda akan lebih memahami bagaimana melakukan komunikasi verbal untuk menghasilkan komunikasi yang efektif. Pertama, memualai percakapan dengan menyampai-kan pesan. Kedua, mengendalikan kualitas suara ketika berbicara.

Setelah mempelajari bahasan ini Anda diharapkan dapat memahami aspek-aspek yang terkandung dalam komunikasi verbal. Dengan pemahaman yang lebih baik, komunikasi Anda secara verbal akan membuahkan hal-hal yang produktif.

MEMAHAMI KOMUNIKASI VERBAL

Kepribadian seseorang tampak ketika dalam suatu pertemuan ia mampu menempatkan diri dalam kelompok, memperkenalkan diri, dan kemudian memulai pembicaraan atau melibatkan diri dalam suatu percakapan. Mungkin Anda pernah mengalami suatu suasana yang kurang nyaman ketika menghadiri suatu pertemuan, dan tidak seorang pun yang hadir yang Anda kenal. Keadaan seperti itu tentu tidak Anda harapkan, tetapi hal ini sering dan kemungkinan akan terus kita hadapi. Bab ini dapat membantu Anda menghilangkan ketidaknya-manan tersebut dan membuat Anda percaya diri, karena Anda akan mampu melakukan percakapan dengan nyaman dan dapat dipahami orang lain. Pertanyaannya adalah apa yang harus Anda perhatikan?

Kualitas Suara

Pertama-tama adalah nada suara ketika berbicara. Kesan pertama lawan bicara biasanya muncul pada saat Anda menyampaikan pesan pertama dengan cara berjabat tangan, memperkenalkan diri, dan menatap lawan bicara. Cara berbicara  mengonotasikan perasaan atau nilai tentang apa yang hendak dikatakan seseorang. Nada suara yang tegas menunjukkan kondisi stabil dan tenang, sebaliknya nada suara yang monoton, sumbang, dan bernada sangat tinggi mencerminkan kondisi pembicara yang kurang nyaman, dan dapat dikonotasikan oleh pendengarnya sebagai suatu ketidaknyamanan. Oleh sebab itu, berbicaralah dengan tenang dan hindari suara yang terlalu cepat atau terlalu lambat.

Ucapan yang jelas disertai tatapan mata yang ramah akan menimbulkan respek positif dari lawan bicara. Hindari suara sengau atau suara hidung (kecuali terpaksa karena kondisi biologis) dan berlatihlah mendengarkan suara Anda  sendiri melalui perekam suara. Sangat baik apabila berlatih berbicara dengan mulut dibuka wajar serta intonasi dan kecepatan yang sedang.

Penyampaian Pesan

Unsur yang paling penting dalam komunikasi bukan sekedar pada apa yang kita tulis atau kita katakan, tetapi pada karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan.  Dalam konteks ini terdapat apa yang diacu sebagai konsep kesaling-tergantungan (interdependency) untuk menjelaskan hubungan antarmanusia.

Jika kata-kata ataupun tulisan kita dibangun dari teknik hubungan manusia yang dangkal (etika kepribadian) dan bukan dari diri kita yang paling dalam (etika karakter), maka orang lain akan melihat atau membaca sikap kita. Oleh karena itu, syarat utama dalam komunikasi efektif adalah karakter yang kokoh yang dibangun dari fondasi integritas pribadi yang kuat.

Dalam melakukan komunikasi verbal, kita dapat menggunakan analogi sistem dari cara bekerjanya sebuah bank. Jika kita mendepositokan kepercayaan kita, ini akan tergambar dalam perasaan aman yang kita miliki ketika kita berhubungan dengan orang lain. Jika saya membuat deposito di dalam rekening bank emosi dengan Anda melalui integritas, yaitu sopan santun, kebaikan hati, kejujuran, dan memenuhi setiap komitmen saya, berarti saya menambah cadangan kepercayaan Anda terhadap saya. Kepercayaan Anda menjadi lebih tinggi, dan dalam kondisi tertentu, jika seandainya saya melakukan kesalahan berkomunikasi, Anda masih dapat memahami dan memaafkan saya, karena anda mempercayai saya. Ketika kepercayaan semakin tinggi, komunikasi pun akan mudah, cepat, dan efektif.

Ada beberapa deposito utama yang dapat menambah rekening bank emosi dalam hubungan kita dengan orang lain.

1.    Berusaha benar-benar memahami orang lain. Ini adalah dasar dari apa yang disebut komunikasi empatik. Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain, kita biasanya   berkomunikasi dalam salah satu dari lima perilaku berikut.

Ÿ  Kita mungkin mengabaikan orang itu dan tidak ingin memba-ngun hubungan yang baik.

Ÿ  Kita mungkin berpura-pura.

Ÿ  Kita mungkin secara selektif berkomunikasi pada saat kita memerlukannya

Ÿ  Kita membangun komunikasi yang atentif (penuh perhatian) tetapi tidak benar-benar berasal dari dalam diri kita. 

Ÿ  Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik, yaitu melakukan komunikasi untuk terlebih dahulu mengerti orang lain--memahami karakter dan maksud/tujuan atau peran orang lain. Untuk itu sangat ditekankan pentingnya memelihara sopan santun dalam suatu hubungan komunikasi verbal.

2.    Memenuhi komitmen atau janji. Hal ini laiknya deposito besar. Apapun yang telah disepakati ketika berkomunikasi jangan sekali kali diingkari. Melanggar janji adalah seumpama penarikan deposito  yang besar.

3.    Menjelaskan harapan. Hampir semua kesulitan dalam hubungan komunikasi berakar di dalam harapan yang bertentangan atau berbeda dari kenyataan.. Harapan harus dinyatakan secara eksplisit oleh pihak-pihak yang berkomunikasi.

4.    Meminta maaf dengan tulus. Meminta maaflah dengan tulus ketika Anda membuat kekeliruan dalam pernyataan, tidak menepati janji, atau menyebabkan orang lain salah persepsi. Artinya, tunjukkanlah integritas pribadi. Integritas pribadi menghasilkan kepercayaan dan merupakan dasar dari banyak jenis deposito yang berbeda. Integritas merupakan dasar utama dalam membangun komunikasi yang efektif. Hal ini karena idak ada persahabatan atau kerja tim tanpa adanya kepercayaan, dan tidak pula akan ada kepercayaan tanpa ada integritas. Integritas mencakup hal-hal yang lebih dari sekadar kejujuran. Kejujuran mengatakan kebenaran atau menyesuaikan kata-kata kita dengan realitas. Integritas adalah menyesuaikan realitas dengan kata-kata kita. Integritas bersifat aktif, sedangkan kejujuran bersifat pasif.

2)       Komunikasi Non Verbal

Yang perlu diperhatiakan dalam berkomunikasi nonverbal adalah :

a)       Penampilan fisik

b)       Sikap tubuh dan cara berjalan

c)       Ekspresi wajah

d)       Sentuhan

ISYARAT NON-VERBAL

Komunikasi nonverbal dalam organisasi dapat dilihat dengan banyak cara. Perhatikan beberapa contoh berikut.

•    Waktu. Salah satu cara untuk mengetahui penting tidaknya seseorang dalam situasi tertentu adalah dengan melihat berapa lama ia harus menunggu orang lain. Jika Anda disuruh menunggu agak lama, Anda mungkin tidak dipandang sangat penting. 

•    Ruang. Pada waktu kita memasuki ruang kerja seseorang, kita menerima isyarat tentang siapa dan seberapa penting orang bersangkutan. Kantor pribadi, meja besar, panel kayu, lukisan indah, atau sekretaris pribadi--semuanya menunjukkan kadar penting seseorang.

•    Pakaian. Hanya dengan melihat seseorang berpakaian kita "dapat" menggolongkan orang itu. Apakah pakaiannya menunjukkan ia pimpinan atau karyawan biasa?

•    Tampilan fisik. Panjang rambut, postur tubuh, dan tampilan lainnya mengirim isyarat (apakah salah atau benar) tentang kepribadian, status, dan bahkan mungkin kecenderungan kepemihakan kepada organisasi politik tertentu.

•    Gelar atau pekerjaan. Reaksi kita terhadap seseorang dapat sangat dipengaruhi oleh gelar atau jabatan yang mereka miliki. Misalnya, doktor, dokter, pengacara, akuntan, anggota DPRD, camat, petani, atau tukang sapu.

MEMAKNAI KOMUNIKASI NON-VERBAL

Bagaimana membangun sebuah komunikasi efektif tidak terlepas dari kemampuan seseorang memahami isyarat non-verbal. Berikut beberapa hal yang sebaiknya dipertimbangkan untuk memahami komunikasi non-verbal.

Kontak Mata

Hal pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara. Namun, ada kalanya lawan bicara Anda tak melakukan kontak mata, sehingga Anda merasa diabaikan. Asumsi Anda ini mungkin benar, tetapi Anda perlu menggali penyebab yang sesungguhnya.Kemungkinan seseorang tidak melakukan kontak mata dengan lawan bicara adalah disebabkan  rasa malu, rasa bersalah, merasa takut, atau merasa tidak suka berbicara dengan lawan bicaranya. Beberapa kemungkinan ini harus dipikirkan secara arif agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dengan lawan bicara Anda.  

Ekspresi Wajah

Wajah merupakan cermin kepribadian seseorang. Ekspresi wajah mengungkapkan pikiran yang sedang melintas pada diri seseorang. Sebagai contoh: sebuah senyum mengungkap keramahtamahan dan kasih-sayang; Mengangkat alis mata menunjukan ekpresi heran. Mengernyitkan dahi menunjukkan kesan takut atau gelisah. Semua emosi dan berbagai macam tingkah manusia diekspresikan dalam emosi yang berbeda yang tergambar di wajah. Jadi, saat melakukan komunikasi perhatikanlah ekspresi lawan bicara Anda. Meskipun kadang kadang terjadi manipulasi terhadap ekspressi wajah, tetapi secara keseluruhan dapat dikenali apakah seseorang memang menunjukkan sikap positif terhadap Anda atau tidak.

Berjabatan Tangan

Berjabatan tangan atau bersalaman sudah merupakan kebiasaan untuk menghormat, baik bagi laki-laki maupun perempuan.Ulurkan tangan Anda dengan cepat, ayunkan dengan pasti, dan genggaman tangan cukup keras, tetapi tidak boleh terlalu keras sehingga menyakitkan. Ini menunjukkan rasa percaya diri dan keyakinan Anda. Ayunan tangan dan jabatan tangan yang hangat merupakan komunikasi verbal yang mudah ditangkap.

Bahasa Tubuh

Setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dan konsisten dengan isi pesan Anda. Misalnya, akan terlihat aneh jika Anda menceritakan peristiwa menyedihkan dengan tertawa-tawa. Atau sebaliknya. Gerak tubuh Anda dapat menjadi pelengkap efektif yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal. Sebagai contoh, menundukkan kepala menunjukkan penyelesaian pernyataan dan mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan. Terlalu sering menggerakan bagian tubuh mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan.

Bahasa tubuh yang kita perlihatkan dapat menimbulkan persepsi yang tepat dan dapat juga keliru. Ini terjadi jika yang bahasa tubuh itu tidak menunjukkan isyarat yang sudah lazim. Di sinilah arti penting konsistensi pesan kita dengan isyarat tubuh yang kita peragakan. Berikut ini adalah contoh bahasa tubuh yang lazim dikenal sebagai makna tindakan atau sikap seseorang. Anda perlu mempelajarinya untuk membantu Anda memahami komunikasi non-verbal dari orang yang sedang Anda hadapi.

Ruang pribadi

Anda sedang bertamu ataupun sedang berada di ruang pribadi pimpinan. Kedatangan Anda ke situ tentulah dengan maksud tertentu. Dalam hal ini, Anda perlu memperhatikan beberapa isyarat yang tampak di ruang pribadinya.

Ÿ  Pandangan lepas ke arah dua sisi luar gedung. Anda kemungkinan menghadapi adalah seorang pengambil keputusan. Lebih baik bertanya apakah kedatangan Anda mengganggu konsentrasinya atau tidak. Anda harus pandai-pandai menyesuaikan waktu agar tidak membosankan atau malahan Anda ditolak untuk berbicara..

Ÿ  Sebuah ruang kantor yang penuh dengan piala atau sertifikat yang terpajang di tembok mengisyaratkan bahwa yang bersangkutan sangat bangga dengan hal-hal yang telah dicapainya. Dia ingin mendapatkan perhatian Anda. Oleh karena itu, berilah respon positif. Anda dapat memberikan komentar kekaguman Anda atau mengajukan pertanyaan mengenai hal itu. 

Ÿ  Seorang atasan yang duduk bersandar di kursinya dengan kaki menjulur ke depan dan kedua tangannya di atas paha. Ini dapat dimaknai sebagai petunjuk bahwa yang bersangkutan sedang santai atau sedang merasa gembira.

Dengan benar-benar memperhatikan isyarat komunikasi non-verbal Anda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi Anda. Dengan cara ini Anda dapat memutuskan untuk mengutarakan maksud Anda pada saat yang tepat. Namun, Anda juga harus hati-hati karena komunikasi non-verbal sering digunakan untuk mengelabui. Seseorang yang tampak berpakaian rapi yang duduk di sebelah Anda di atas bus, belum tentu beritikad baik dengan isi kantung Anda. Atau seorang wanita muda berdandan rapi dengan seragam sekolahnya, belum tentu pelajar sungguhan. Masih banyak contoh lain dan Anda sendiri mungkin pernah mengalami langsung atau mendengar kejadian konyol tentang penipuan yang memanfaatkan isyarat nonverbal seperti ini.

No	Bahasa Tubuh	No	Makna
1	Berdiri tegap dan lurus	1	Ekstrovert, memandang diri sehat
2.	Berdiri seperti kecapekan  dengan kepala menunduk	2	Introvert, tidak merasa nyaman dengan situasi
3	Menggunakan gerakan badan secara bebas	3	Terbuka, berpandangan maju dan luas, percaya kepada diri sendiri
4.	Menggunakan gerakan badan secara terbatas	4	Malu, tidak mampu memiliki kepastian dan sifat tertutup
5	Tetap menyendri dan menjaga jarak	5	Cenderung penyendiri, mungkin karena malu atau tertekan.
6	Condong ke arah posisi yang dapat didekati, sedikit maju	6	Ingin meninggalkan tempatnya  dan sikap diikut sertakan  dalam percakapan
7	Duduk gelisah, sering melihat ke arah jam	7	Ingin mengakhiri percakapan, ada acara yang mendesak harus dilakukan
8	Menunduk sambil menjawab pertanyaan, tidak melakukan kontak mata	8	Kesal, atau malu, bisa juga karena tidak berani

Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Komunikasi Efektif

1.       Berkomunikasi pada suasana yang menguntungkan

2.       Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti

3.       Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat dipihak komunikan

4.       Pesan dapat menggugah dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya

5.       Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward dipihak komunikan

Ciri-ciri Komunikasi yang Efektif

1)   Langsung ke inti persoalan, tidak ragu menyampaikan pesan.

2)   Asertif, yang artinya tegas sekalipun jauh dari kesan keras atau mendikte.

3)   Bersahabat.

4)   Isi pesan jelas dan mudah dipahami.

5)   Terbuka, tidak ada pesan dan makna yang tersem-bunyi.

6)   Dapat berlangsung secara lisan atau tulisan.

7)   Dua arah (seimbang antara berbicara dan mende-ngarkan).

8)   Responsif (memperhatikan keperluan dan pandang-an orang lain).

9)   Nyambung (menafsirkan pesan dan kebutuhan orang lain dengan tepat).

10)  Jujur dalam pengungkapan gagasan, perasaan, atau kebutuhan yang sesungguhnya.

Ciri-ciri komunikasi yang Tidak Efektif

1)   Tidak langsung (bertele-tele), tidak mengatakan maksud dan tujuan secara jelas.

2)   Pasif (malu-malu, tertutup).

3)   Antagonistis (marah-marah, agresif, atau bernada kebencian).

4)   Kabur (pesan atau maksud yang disampaikan tidak jelas dan memerlukan penafsiran).

5)   Tidak terbuka (maksud yang sesungguhnya tidak pernah diungkapkan secara terus terang).

6)   Tidak secara lisan (pesan disampaikan melalui bahasa tubuh, bukan dengan kata-kata).

7)   Satu arah (lebih banyak berbicara daripada mendengarkan).

8)   Tidak responsif (sedikit/atau tidak ada minat terhadap pandangan atau kepentingan orang lain).

9)   Tidak nyambung (tanggapan dan kebutuhan orang lain disalahartikan atau disalahtafsirkan).

10)  Tidak jujur (perasaan, gagasan, atau keputusan diungkapkan dengan berbohong).